Đối với một nhà hàng, quán ăn, khách sạn hoặc bếp ăn công nghiệp, gas không đơn thuần là một loại nhiên liệu dùng để nấu nướng. Đây còn là một khoản chi phí vận hành thường xuyên và là một yếu tố có liên quan trực tiếp đến an toàn của toàn bộ khu vực bếp.
Một gia đình có thể chỉ sử dụng một bình gas trong nhiều tuần. Trong khi đó, một nhà hàng có công suất lớn có thể sử dụng nhiều bình mỗi ngày. Khi lượng tiêu thụ tăng lên, những vấn đề tưởng như rất nhỏ như chênh lệch trọng lượng, thiết bị hoạt động không ổn định hoặc đường ống chưa được kiểm tra cũng có thể tạo ra ảnh hưởng đáng kể.
Vì vậy, theo góc nhìn quản lý vận hành, nhà hàng càng sử dụng nhiều gas thì càng cần xây dựng một quy trình kiểm soát gas rõ ràng, thay vì chỉ quan tâm đến giá mua mỗi bình.
Mỗi bình chênh lệch nhỏ, cả tháng có thể thành khoản lớn
Hãy thử hình dung một nhà hàng sử dụng 5 bình gas mỗi ngày.
Trong một tháng, số lượng bình có thể lên tới khoảng 150 bình.
Nếu chỉ có một khoản chênh lệch nhỏ trên mỗi bình, khi cộng dồn trong cả tháng, tổng giá trị không còn nhỏ.
Đây chính là lý do chủ nhà hàng không nên đánh giá chi phí gas chỉ bằng giá bán của một bình.
Điều cần theo dõi là tổng lượng gas tiêu thụ và chi phí thực tế trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhà hàng có thể lập bảng theo dõi đơn giản gồm:
- Ngày nhận gas.
- Số lượng bình.
- Loại bình.
- Trọng lượng theo quy cách.
- Nhà cung cấp.
- Thời điểm đưa vào sử dụng.
- Thời điểm hết gas.
- Tổng chi phí.
- Ghi chú các vấn đề bất thường.
Sau một vài tháng, những dữ liệu này sẽ giúp chủ nhà hàng biết được mức tiêu thụ trung bình và phát hiện những thay đổi bất thường.
Quy trình nhận gas cần được thực hiện ngay từ đầu
Một sai lầm thường gặp là nhà hàng chỉ kiểm tra khi đã xảy ra vấn đề.
Theo cách quản lý chuyên nghiệp, kiểm tra nên bắt đầu ngay từ thời điểm nhận gas.
Quy trình có thể được xây dựng theo các bước:
Nhận gas → kiểm tra bình → kiểm tra thông tin → cân khi cần thiết → ghi nhận → kết nối hệ thống → đưa vào sử dụng.
Quy trình này không cần quá phức tạp. Điều quan trọng là nhân viên phải thực hiện thống nhất.
Khi có người phụ trách cụ thể, việc kiểm soát sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc “ai nhận cũng được, ai kiểm tra cũng được”.
Kiểm tra tình trạng bên ngoài của bình gas
Trước khi đưa bình vào khu vực sử dụng, nhân viên nên quan sát tình trạng bên ngoài.
Cần chú ý đến những dấu hiệu bất thường như:
- Vỏ bình bị móp méo nghiêm trọng.
- Có dấu hiệu ăn mòn hoặc rỉ sét.
- Van hoặc bộ phận kết nối có dấu hiệu hư hỏng.
- Thông tin nhận diện không rõ ràng.
- Tem hoặc niêm phong có dấu hiệu bất thường.
Nếu phát hiện vấn đề, không nên tự ý sửa chữa hoặc đưa bình vào sử dụng.
Cách xử lý phù hợp là tách riêng bình có dấu hiệu bất thường và liên hệ với đơn vị cung cấp hoặc kỹ thuật viên có chuyên môn để kiểm tra.
Cân kiểm tra giúp nhà hàng chủ động hơn
Đối với những cơ sở sử dụng gas với số lượng lớn, việc trang bị cân phù hợp để kiểm tra bình là một biện pháp quản lý đáng cân nhắc.
Khi nhận bình, nhân viên có thể kiểm tra tổng trọng lượng và đối chiếu với thông tin trọng lượng vỏ bình cùng khối lượng gas theo quy cách sản phẩm.
Điều này không có nghĩa là nhà hàng phải nghi ngờ tất cả nhà cung cấp. Ngược lại, việc kiểm tra định kỳ giúp tạo ra một quy trình minh bạch cho cả hai bên.
Nếu sản phẩm luôn ổn định, nhà hàng có dữ liệu để xác nhận.
Nếu phát hiện sự chênh lệch bất thường, nhà hàng có cơ sở để trao đổi với nhà cung cấp bằng số liệu cụ thể thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.
Hệ thống gas nhà hàng không chỉ có bình gas
Một hệ thống gas nhà hàng thường bao gồm nhiều bộ phận khác nhau.
Trong đó có thể kể đến:
- Bình chứa gas.
- Van điều áp.
- Đường ống dẫn gas.
- Van khóa tổng.
- Van khóa từng khu vực hoặc từng bếp.
- Thiết bị sử dụng gas.
- Các mối nối và phụ kiện liên quan.
Chỉ cần một bộ phận hoạt động không đúng cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của toàn bộ hệ thống.
Vì vậy, không nên chỉ kiểm tra bình gas mà bỏ qua đường ống, van và thiết bị sử dụng.
Đây là một trong những khác biệt quan trọng giữa việc sử dụng gas trong gia đình và quản lý hệ thống gas tại một cơ sở kinh doanh.
Van điều áp cần được kiểm tra định kỳ
Van điều áp có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát áp suất gas cung cấp cho hệ thống.
Nếu thiết bị hoạt động không ổn định, áp suất cung cấp có thể bị ảnh hưởng và dẫn đến tình trạng bếp hoạt động không như bình thường.
Khi thấy ngọn lửa yếu, không ổn định hoặc thiết bị có biểu hiện khác thường, không nên ngay lập tức kết luận rằng nguyên nhân nằm ở chất lượng gas.
Cần kiểm tra tổng thể hệ thống, bao gồm van điều áp, đường ống, đầu đốt và các thiết bị liên quan.
Những công việc liên quan đến điều chỉnh hoặc sửa chữa thiết bị nên được thực hiện bởi người có chuyên môn.
Đường ống gas cũng cần được quan tâm
Trong một hệ thống nhà hàng, đường ống có thể đi qua nhiều khu vực khác nhau để cung cấp gas cho các bếp.
Theo thời gian, hệ thống có thể chịu tác động của nhiệt độ, môi trường, quá trình vệ sinh và hoạt động của nhà bếp.
Do đó, cần có kế hoạch kiểm tra định kỳ.
Đặc biệt, các vị trí kết nối, van khóa và những khu vực dễ chịu tác động từ nhiệt hoặc va chạm cần được chú ý.
Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc nghi ngờ rò rỉ, cần ngừng sử dụng khu vực liên quan và liên hệ với kỹ thuật viên có chuyên môn để kiểm tra.
Không nên tự ý tháo đường ống hoặc sửa chữa hệ thống khi không có kiến thức kỹ thuật phù hợp.
Mỗi bếp nên có phương án kiểm soát phù hợp
Những nhà hàng có nhiều khu vực nấu nên có phương án kiểm soát riêng cho từng khu vực.
Việc bố trí van khóa phù hợp giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát nguồn gas khi cần thiết.
Nhân viên bếp cũng cần biết vị trí van khóa và cách xử lý khi phát hiện dấu hiệu bất thường.
Đây là một phần quan trọng của quy trình an toàn.
Không nên để tình trạng chỉ có một người duy nhất biết cách vận hành hệ thống gas. Khi người đó nghỉ hoặc không có mặt, những nhân viên khác có thể lúng túng nếu phát sinh sự cố.
Nhân viên cần được hướng dẫn, không chỉ chủ nhà hàng
Một hệ thống tốt nhưng nhân viên không được hướng dẫn đúng cách thì vẫn có thể phát sinh rủi ro.
Nhân viên bếp cần biết những nguyên tắc cơ bản:
Không tự ý tháo lắp bình gas.
Không tự ý sửa van hoặc đường ống.
Không sử dụng thiết bị có dấu hiệu hư hỏng.
Không bỏ qua mùi gas hoặc các dấu hiệu bất thường.
Biết vị trí van khóa và cách liên hệ người phụ trách khi có vấn đề.
Những hướng dẫn này nên được phổ biến cho nhân viên mới và nhắc lại định kỳ cho toàn bộ đội ngũ.
Khi bếp có vấn đề, đừng vội đổ lỗi cho gas
Đây là một kinh nghiệm quan trọng trong quá trình vận hành.
Khi ngọn lửa yếu, cháy không ổn định hoặc thời gian nấu kéo dài, nhiều người thường nghĩ ngay rằng gas có vấn đề.
Nhưng trên thực tế, nguyên nhân có thể đến từ nhiều yếu tố:
- Đầu đốt bị bẩn.
- Van điều áp hoạt động không ổn định.
- Đường ống hoặc bộ phận kết nối có vấn đề.
- Thiết bị sử dụng gas cần bảo dưỡng.
- Điều kiện thông gió không phù hợp.
- Hệ thống chưa được kiểm tra trong thời gian dài.
Do đó, cách xử lý chuyên nghiệp là kiểm tra theo quy trình thay vì phỏng đoán.
Lựa chọn nhà cung cấp cũng là một phần của quản lý chi phí
Nhà hàng sử dụng nhiều gas nên lựa chọn nhà cung cấp dựa trên tổng thể dịch vụ, không chỉ dựa vào giá.
Một nhà cung cấp phù hợp cần có thông tin rõ ràng về sản phẩm, quy cách bình, trọng lượng, giá bán và phương thức giao hàng.
Đối với cơ sở sử dụng số lượng lớn, nên thống nhất rõ với nhà cung cấp về quy trình giao nhận, kiểm tra bình và xử lý khi phát hiện bất thường.
Một mối quan hệ cung cấp lâu dài, minh bạch sẽ giúp nhà hàng dễ quản lý hơn rất nhiều so với việc liên tục thay đổi nhà cung cấp chỉ vì chênh lệch giá nhỏ.
Nên xây dựng quy trình quản lý gas riêng cho nhà hàng
Nếu tôi tư vấn cho một nhà hàng đang sử dụng lượng gas lớn, tôi sẽ không bắt đầu bằng câu hỏi “mua gas ở đâu rẻ nhất?”.
Tôi sẽ bắt đầu bằng câu hỏi:
“Nhà hàng đang tiêu thụ bao nhiêu gas mỗi tháng và có kiểm soát được lượng tiêu thụ đó hay chưa?”
Sau đó mới xem xét đến nhà cung cấp.
Một quy trình quản lý hiệu quả có thể gồm:
Nhận gas → kiểm tra tình trạng bình → kiểm tra trọng lượng theo quy định → ghi nhận số liệu → kết nối vào hệ thống → theo dõi thời gian sử dụng → đối chiếu mức tiêu thụ → kiểm tra định kỳ hệ thống.
Khi quy trình này được duy trì đều đặn, chủ nhà hàng sẽ có dữ liệu để quản lý chi phí và an toàn tốt hơn.
Tiết kiệm chi phí phải đi cùng an toàn
Gas là một khoản chi phí mà nhà hàng chắc chắn phải kiểm soát.
Nhưng tiết kiệm không có nghĩa là chọn sản phẩm rẻ nhất hoặc cắt giảm những bước kiểm tra cần thiết.
Một khoản tiền tiết kiệm được trên giá mua sẽ không còn ý nghĩa nếu đổi lại là thời gian nấu kéo dài, thiết bị hoạt động không ổn định hoặc hệ thống phải sửa chữa thường xuyên.
Quan trọng hơn, an toàn của nhân viên và khách hàng không nên trở thành khoản chi phí để cắt giảm.
Nhà hàng càng sử dụng nhiều gas thì càng cần một quy trình quản lý chặt chẽ, từ lúc nhận bình cho đến khi đưa vào sử dụng và kiểm tra hệ thống định kỳ.
Lời khuyên dành cho chủ nhà hàng
Nếu nhà hàng của bạn đang sử dụng nhiều gas mỗi ngày, hãy bắt đầu bằng những việc đơn giản nhưng có tính hệ thống.
Hãy chỉ định người chịu trách nhiệm nhận gas.
Hãy kiểm tra bình khi giao nhận.
Hãy cân kiểm tra khi cần thiết.
Hãy ghi nhận số lượng bình và thời gian sử dụng.
Hãy theo dõi chi phí gas theo tháng.
Hãy kiểm tra van điều áp, đường ống, van khóa và thiết bị sử dụng theo định kỳ.
Và quan trọng nhất, hãy lựa chọn nhà cung cấp có thông tin minh bạch, sản phẩm rõ nguồn gốc và có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng.
Đừng chờ đến khi phát hiện chênh lệch hoặc xảy ra sự cố mới bắt đầu quản lý.
Một nhà hàng vận hành chuyên nghiệp phải kiểm soát từ đầu.
Tiết kiệm chi phí là cần thiết, nhưng tiết kiệm bằng cách bỏ qua trọng lượng, chất lượng hoặc an toàn thì không phải là một chiến lược tiết kiệm bền vững.
Đối với gas, quản lý tốt hôm nay không chỉ giúp nhà hàng kiểm soát chi phí tốt hơn mà còn góp phần tạo ra một môi trường làm việc an toàn và ổn định hơn cho cả nhân viên, khách hàng và hoạt động kinh doanh.
